La organización en el proceso de la administración

Todo en orden, todo ordenado y organizado, implica tener una institución bien armada, bien articulada/integrada y en la que todo está donde debe estar, cómo debe estar y para lo que debe estar. “Una cosa en su lugar y un lugar para cada cosa en función del todo”

Como ya habíase expresado en anteriores lecturas respecto a la administración, la organización es la segunda fase del proceso administrativo y es como se organizan las ideas, las reglas, las personas, los cargos de una empresa para el logro de lo que se quiere hacer o tener. Ya lo dijimos, así como la planeación se planifica, la organización también se organiza para distribuir o armar el trabajo, atribuir responsabilidades a los empleados y establecer canales, formas y medios de comunicación; así como mecanismos de coordinación, activación y control de resultados. La comunicación es como la sangre que circula por las venas del cuerpo humano y su flujo es constante; pues, una obstrucción en cualquier parte, causaría malestar y, si la obstrucción fuera muy considerable, causaría hasta la muerte.

ORGANIZAR es diseñar una estructura orgánica, graficar un organigrama y elaborar su manual de funciones; es asignar responsabilidades, actividades, herramientas y medios; es distribuir planta física, muebles, vehículos, equipos y útiles; es ordenar y asignar funciones a todos los involucrados. Organizar es distribuir el tiempo, es definir quién hace qué, cuándo, cómo y con qué; es subdividir el trabajo en acciones operativas, es definir los requisitos del puesto, seleccionar y colocar al individuo en el cargo adecuado; es armar la institución y ponerla lista para que funcione cumpliendo el trabajo establecido para el logro de la visión y misión adoptada.

Durante el subproceso de organización del trabajo en la institución, se organizan los equipos de trabajo, (departamentos/unidades/secciones) se distribuye el trabajo entre los equipos priorizando su entorno colaborativo y sus habilidades de cada colaborador; se distribuye ambientes físicos, se asignan funciones y atribuciones en base al organigrama y manual de funciones; también implica decidir la manera y plazos en los cuales se realizarán las actividades a la vez que, la asignación de medios y recursos necesarios. Así como en todo el proceso de la administración se deben tomar decisiones, decisiones y más decisiones en la propensión de logar los objetivos y metas predeterminados. El jefe es una máquina productora de decisiones.

El conjunto de trabajadores de una institución puede constituir un rompe cabeza; es decir que, cada trabajador es una ficha a la que se le debe encontrar su sitio para lo que hay que visualizarlo/identificarlo y ubicarlo, de modo que, se constituya equipos (secciones, unidades o departamentos) y con el conjunto de equipos todo un organismo, cuyos órganos funcionen a plenitud para bien de la empresa.

Una institución educativa, además de los órganos internos, tiene órganos externos como la asociación de padres de familia, unidades de sensoria externa encargadas de auscultar, cómo la comunidad educativa ve al director y cuál es la apreciación que desde el entorno se tiene de la autoridad y en general del funcionamiento institucional.

Una institución bien organizada no puede tener más ni menos personal que el estrictamente necesario y que cubra plenamente lo que debe hacer/producir la empresa normalmente, con el esfuerzo equitativo de todos.

Todos los medios y recursos: material, herramientas, maquinaria, personal, etc. etc. se los puede gestionar y conseguir mediante compra, donaciones, créditos o generación propia, menos el tiempo, que viene a ser el único activo común a todas las instituciones/empresas; por tanto, es un recurso crítico que se gasta y nunca más volverá a estar disponible en el momento que se lo necesite y al mismo precio; por lo que, es necesario el más óptimo uso del tiempo en cada tarea a realizar.

El tiempo es además una escala de medición para calcular el lapso que tardará/costará hacer una obra; el tiempo está asociado a la velocidad, a la continuidad y a la fuerza con que se realiza un trabajo. Por lo expuesto, el tiempo es el medio o recurso de el que menos se dispone que, como la comunicación y toma de decisiones, son una constante a producir/manejar con el máximo cuidado por quien administra una institución o emprendimiento.

El tiempo en un recurso que no se lo valora como corresponde; por lo que, sumado a la inoperancia y corrupción (con honrosas excepciones); los planes, proyectos y obras quedan en la ceremonia de colocación de piedras fundamentales, mismas que alcanzarían para empedrar el país, con la consiguiente frustración y desesperanza que cada vez se apodera más de la población. Organizarse y distribuir bien el tiempo es clave para lograr el éxito que se busca.