LA ADMINISTRACION COMO PROCESO

Siguiendo la línea de Henry Fayol, la Administración es un proceso de: planificación, organización, ejecución y control – evaluación. Es decir, significa planificar lo que se quiere hacer, ejecutar cuanto se definió teóricamente realizar y controlar – evaluar todo el proceso de administración, por ejemplo, en una institución educativa.

En estas cuatro fases: planificación, organización, ejecución, control – evaluación de la gestión de una institución educativa, se cumple el rol y misión/responsabilidad de quien es el director en conjunción con la estructura orgánica del establecimiento y sus personeros.

Esta lectura tiene como objetivo comprender en forma global lo que es la Administración como proceso administrativo; por lo que, describiremos cada una de estas fases, para luego en posteriores opiniones extendernos hasta ser entendible cuanto significa cada una de las cuatro fases de la administración de una institución, como proceso.

PLANIFICAR es analizar la realidad, en este caso, de una institución educativa; es identificar sus necesidades y problemas, sus debilidades y potencialidades (es diagnosticar); es proyectar una visión, definir objetivos, saber con qué recursos se cuenta, que actividades se deben realizar, cuando, con qué y quienes lo harán. La planificación es la definición teórica o arma intelectual de la administración, es establecer donde se quiere llegar y definir el camino a seguir. La planificación, junto a la organización, constituyen la etapa pre - ejecutiva de la administración. 

ORGANIZAR es diseñar una estructura orgánica, graficar un organigrama y elaborar su manual de funciones; es asignar responsabilidades, actividades, herramientas y medios; es distribuir planta física, muebles, vehículos, equipos y útiles; es ordenar y asignar funciones a todos los involucrados. Organizar es distribuir el tiempo, es definir quién hace qué, cuándo, cómo y con qué; es subdividir el trabajo en acciones operativas, es definir los requisitos del puesto, seleccionar y colocar al individuo en el cargo adecuado; es armar la institución y ponerla lista para que funcione cumpliendo el trabajo establecido para el logro de la visión y misión elocubrada.

EJECUTAR es hacer que el personal actúe y haga lo que la planificación y organización establecen para el logro del objetivo que se persigue. Ejecutar es ponerle ritmo, sostenerlo y si es necesario acelerarlo para el eficiente logro de las metas, objetivos y fines del plan. Ejecutar es dar la dirección, el acompañamiento y apoyo necesario y oportuno para asegurar que todos disfruten el éxito. Ejecutar es cuidar y más bien desarrollar las relaciones humanas; es establecer canales de comunicación y hacer que fluya sin interferencias cuanto se informa, se instruye, se comprende y asume para seguir la ruta definida hasta el destino final que se persigue. Ejecutar es orientar, aconsejar, motivar, estimular, incentivar, corregir, sancionar y hacer que los manuales, las disposiciones y la disciplina se cumpla.

CONTROLAR - EVALUAR es verificar si los resultados que se van dando y finalmente obtenidos son los resultados que se quería lograr. Es realizar observaciones al personal, al cumplimiento de tareas, a los insumos y medios utilizados, a la calidad del producto, al costo y a los beneficios. Es corregir errores, reorganizarse, definir nuevas estrategias y acciones para mejorar resultados. Es reelaborar instrucciones, datos, estadísticas. Es sostener reuniones específicas de evaluación periódica y hacer seguimiento continuo. Es elaborar informes verbales y escritos para testimoniar de qué manera se lograron determinados productos y resultados que puedan ser sistematizados para aplicaciones posteriores.

Para finalizar, es necesario puntualizar que este proceso no es lineal sino espiral, por lo que cada subproceso se contiene a sí mismo; por ejemplo, a la planificación se la planifica, se la organiza, se la ejecuta y se la controla-evalúa; a la organización, también se la planifica, se la organiza, se la ejecuta y se la controla-evalúa y así sucesivamente sucede con la ejecución y con el control-evaluación.